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港报:开会影响工作效率 大型会议容易跑题

2014-01-20 17:02 来源:参考消息网

核心提示: 作者称,会议时长和机构的工作效率成反比。

参考消息网1月20日报道 香港《南华早报》网站1月20日刊登题为《开会影响工作效率》的报道称,商界最浪费时间的一件事毫无疑问是开会。当然,这种浪费时间的行为并非仅见于商界。要是比赛开会,政府官僚机构肯定胜出。不过,他们是在花着别人的钱开会,所以这么比并不公平。

报道指出,作者一直在思考开会这件事,是因为前阵子作者的公司开管理层周会,虽然议程排得满满当当,可他们不到一小时也就开完了。具体议程自然无需列举,作者只想说,换作别人,这个会要开得更长。

无论如何,作者总觉得自己经营公司的好处之一,就是可以控制会议时长。尽管作者的观察未必科学,但他的确发现会议时长和机构的工作效率成反比。

报道称,作者这么说,不是提倡取消会议,也不是要硬性压缩开会时长,因为人与人的交流和沟通的确会产生许多好结果,更重要的是,复杂而具争议的计划必须有人亲自出马,争取落实。但人们往往说得太多,一旦凑到一起,又很爱跑题。

作者曾在英国一家周日报纸供职,每周开两次大型编务会。周三的第一次会议时间最长,因为大家压力较轻,开会成了大人物秀博学抖机灵的场合。日报的赶稿压力就大得多,要完成的任务也多得多,作者发现他们的会议就更简短更有建设性。虽然记者们往往因为作风懒散等问题被大家取笑,但必须相信:他们工作起来,绝不会拖沓低效。

报道指出,作者任职于一家全球领先的管理咨询公司时,进一步巩固了这种观感。他在那里工作时,曾被人善意取笑“太像记者了”。这意思是说,这些顾问拿着高薪还要费时良久才能做出决策,而他的“浅薄头脑”很快就能把事情完成。

视频会议是这个机构运作的一大特色。表面看来,这是以高科技的方式高效利用资源,但实际上,各个国家的人互相询问对方在不在、听不听得到自己说话,就占用了大把时间。更糟的是,因为大家并非同处一室,所以有人会走神,甚至开溜。

这些会开呀开,最后一幕往往是大家为会议的成功互相恭贺;有时候你会觉得开会本身就是一个结尾。并非只有视频会议是这样,任何一种将各类人聚在一起的会议都是这样。就连最专心开会的会议召集人也承认,有必要压缩开会时间。作者知道的一家公司就规定,所有人都站着开会,公司认为若各人感到舒适,就会不必要地拖长会议。

众所周知,已故西班牙独裁者弗朗西斯科·佛朗哥忍便了得。他不允许阁员开会时因想要上厕所而离席。如此一来,自然必须保持会议简短。这些办法未免极端,但保持会议简短、让与会者精神集中,绝对是值得实现的目标。

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[责任编辑:倪林军] 标签: 香港《南华早报》
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